Business Carriere

Tips voor efficiënter online vergaderen met professionele video conferencing tools

Een onlinevergadering op afstand is geschikt voor de verschillende beschikbare tools voor video conferencing, zolang uw bezoekers niet afhaken vanwege een slechte internetverbinding. Wordt uw online vergadering onderbroken door storende ruis of achtergrondgeluid, dan kan een online vergadering erg vervelend worden. Maar hoe voorkomt u deze ergernissen?

Er zijn een aantal kernprincipes die nuttig zijn om videoconferenties te laten slagen. Gebruik de tips:

1. Een goede internetconnectie is belangrijk

Voor optimaal online vergaderen is een goede internetverbinding vereist. Stel dat een deelnemer tijdens de video conferencing sessie een slechte internetconnectie heeft, dan kan dit de hele vergadering verstoren. Zorg dus voor een goede internetconnectie zoals 5G WiFi of verbind de laptop met een UTP kabel aan de router. Heeft u een mobiele meeting? Dan is 4G minimaal vereist. Wilt u toch liever een draadloze WiFi verbinding? Dan is het handig als u over een mobiel, tablet, desktop of laptop beschikt met een netwerkkaart welke verbinding kan maken met een 5G signaal van de router. Daarnaast zal ook de router dit 5G signaal moeten ondersteunen.

2. Houd rekening met de hardware vereisten van de tools voor video conferencing.

Om op internet te kunnen surfen, zijn vaak bepaalde hardware vereisten vereist. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten natuurlijk uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Bovendien zijn nieuwere line-of-business-apparaten vaak uitgerust met speciale software om achtergrondgeluiden te verminderen. De speaker is duidelijk hoorbaar dankzij ruisonderdrukking en omgevingsgeluid wordt gefilterd. Een professionele headset kan u ook helpen om u verstaanbaar te maken in een lawaaierige kamer en online vergaderingen goed te volgen.

3. Vermijd storende geluiden of achtergrond beelden

Zorg ervoor dat u een rustige plek vindt waar er niet te veel storende of andere afleidende geluiden aanwezig zijn. Naast geluid kan ook de achtergrond storend zijn. Kies voor een rustige achtergrond, zoals een gladde witte muur. Heeft u niet de mogelijkheid om in een kamer met een rustige achtergrond te zitten? Met sommige tools voor video conferencing, zoals Microsoft Teams, kunt u de achtergrond aanpassen. U blijft zelf nog steeds in beeld. Deze functie vermindert eenvoudigweg afleidingen.

4. Werk samen aan documenten

Veel nieuwe toepassingen voor online vergaderen, hebben mogelijkheden voor het samenwerken en delen van bestanden. Deel bijvoorbeeld uw presentaties en spreadsheets in een extra venster of bijvoorbeeld vergaderingen en documenten met deelnemers tijdens een video conferencing sessie.

5. Vraag advies aan een IT specialist

Weet u niet goed waar u op moet letten als het aankomt op hardware en software vereisten en wat de specificaties allemaal betekenen. Schakel dan een IT specialist in. Zij geven u advies op maat, zodat u er zeker van bent welke apparatuur en/of software het beste bij uw situatie past.

Ontdek welke tools voor video conferencing geschikt voor u zijn. Of vraag onze specialisten om advies.